На підприємстві. Оформлюйте за унормованою формою — типовою формою П-2, затвердженою наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 (далі — Наказ № 495/656).
На державній службі. Особові картки державних службовців оформлюйте за формою, затвердженою наказом Нацдержслужби від 05.08.2016 № 156.
У місцевому самоврядуванні. Оформлюйте особові картки за формою первинного обліку № П-2 ДС, затвердженою наказом Мінстату від 26.12.1995 № 343. НАДС рекомендує вести особові картки посадових осіб місцевого самоврядування за цією формою (лист від 09.06.2017 № 5263/13-17), хоча вона й втратила чинність на підставі наказу Держстату від 26.08.2016 № 154.
Типову форму П-2 із часом оновлюють. Запровадження нової форми особової картки не означає, що потрібно переписувати всі картки, заведені в минулі роки. Достатньо актуалізувати їх — додати нові показники, що містяться в типовій формі П-2, затвердженій наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656: код за Класифікатором професій, місце фактичного проживання, місце державної реєстрації тощо.
Працівники, на яких ведуть особові картки
Це абсолютно всі працівники підприємства. На відміну від особових справ, які законодавство зобов’язує вести лише на окремі категорії персоналу, особова картка буде у кожного працівника.
Особові картки ведуть на постійних і тимчасових працівників, тих, хто працює на умовах контракту, і тих, кого прийняли на сезонну роботу.
Кадровик оформлюватиме картку П-2 для працівника, прийнятого для заміщення працівника, який пішов у відпустку. Навіть якщо строковий трудовий договір триває 5 днів, картка П-2 має бути в наявності.
Особові картки ведуть на зовнішніх сумісників. А якщо працівник працює на підприємстві і за основним місцем роботи, і за внутрішнім сумісництвом, то кадровик має оформити для нього дві особові картки — за кожним місцем роботи окремо.
Особову картку оформлюють для працівника-іноземця і для працівника-директора.
Оформити нову особову картку П-2 потрібно й на працівника, повторно прийнятого на підприємство.
Якщо не ведете картотеку П-2 — наражаєтеся на штрафи. Відсутність особових карток загрожує відповідальністю як для роботодавця, так і для кадровика.
Коли берете практикантів на практику — учнів ПТУ, студентів вишів. Коли людина виконує для вас роботу чи надає послуги за договором підряду (цивільно-правовим договором, ЦПД). Ба більше, такі старання — штрафонебезпечні. Картка П-2 на виконавця робіт за ЦПД може слугувати доказом того, що має місце підміна трудового договору договором ЦПХ, а отже спричинити штраф у 30 МЗП (ст. 265 КЗпП).
Де брати бланки особових карток П-2
Поширений варіант — придбати готові бланки. Безліч пропозицій в інтернеті, від магазинів, що торгують канцтоварами. Ціна у середньому — від однієї до півтори гривень.
Ще варіант — замовити компанії, що надає поліграфічні послуги.
Нормативно визначеної щільності для картки П-2 немає. З міркувань практики визначаємо прийнятний діапазон як 160-225 г/кв. м.
Чи можна роздрукувати картку в офісі на звичайному принтері
Так, якщо принтер підтримує друк на цупкому папері рекомендованої вище щільності.
Стандартний офісний папір — «вісімдесятка» — тобто має щільність 80 г/кв.м. Такий папір для карток П-2 не підходить.
Оформлення особової картки П-2 при прийнятті на роботу
Укажіть дату заповнення особової картки, табельний номер, індивідуальний ідентифікаційний номер, стать, вид роботи (основна чи сумісництво).
Відтак заповніть розділи:
І. Загальні відомості.
ІІ. Військовий облік — якщо працівник підлягає військовому обліку.
ІІІ. Призначення та переведення.
ІV. Додаткові відомості — за потреби.
Жодних настанов щодо заповнення особової картки П-2 нормативні акти не містять. Керуйтеся напрацюваннями експертів.
Якщо працівник є призовником чи військовозобов’язаним, оформіть для нього другу картку П-2 і долучіть її до картотеки військового обліку.
В який строк заповнювати особову картку при прийнятті на роботу?
Ані наказ Держстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, ані інші акти законодавства не скеровують у цьому питанні. Утім, маємо ознайомити працівника із записом про прийняття, що внесли до трудової книжки, під підпис в особовій картці. Трудову книжку кадровик має оформити упродовж 5 днів після дати прийняття. Щоб дотримати норми про ознайомлення із записом, дотримуйте такого ж строку і для оформлення картки П-2.
Що вказувати у графі «Дата заповнення» картки П-2? Зазначте фактичну дату, коли заповнюєте особову картку.
Заповнення розділу І «Загальні відомості» картки П-2
Пункти розділу І «Загальні відомості»
Підстава для внесення відомостей
1-3, 12* (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, громадянство, місце проживання за державною реєстрацією, паспортні дані)
Паспорт
4-5 (відомості про освіту)
Документи про освіту
6-8 (останнє місце роботи, стаж роботи, дата та причина звільнення)
Трудова книжка
9 (відомості про отримання пенсії)
Пенсійне посвідчення
10 (родинний стан, члени родини)»*
Паспорт або зі слів працівника.
Відповідний документ — якщо працівник претендує на пільги, що пов’язані з сімейним станом та наявністю дітей
11 (місце фактичного проживання)*
Зі слів працівника
*Якщо працівник не одружений (працівниця не заміжня), вкажіть у графі «Родинний стан, члени родини» родичів, з якими працівник спільно проживає. Приміром, батьків, братів, сестер. Це узгоджується із нормами Сімейного кодексу, адже сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.
**Якщо працівник проживає сам, вкажіть членів родини, з якими можна зв’язатися за потреби. Приміром, працівник потрапив до лікарні і не виходить на зв’язок. Контакти родичів напевне стануть у пригоді.
***Якщо працівник має право на пільги за законом, зафіксуйте це у графі «Додаткові відомості» картки П-2. Приміром, працівник має групу інвалідності, є чорнобильцем тощо. Вкажіть реквізити документа, що підтверджує особливий статус:
Додаткові відомості ІІ група інвалідності, довідка до акта огляду МСЕК від 16.07.2017 № 234578.
Якщо жінка взяла шлюб і змінила прізвище, закресліть попереднє прізвище і вкажіть поруч нове. У графі 10 «Сімейний стан» закресліть — «незаміжня», поруч впишіть — «заміжня» та додайте склад родини.
Закреслення в картці П-2 у разі зміни особистих даних — не порушення і не спричинить штрафів (лист Держстату від 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).
Заповнення розділу «Відомості про військовий облік» в особовій картці П-2
Розділ «Відомості про військовий облік» заповнюйте в особових картках (типова форма П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656) лише тих працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними або резервістами, на підставі військово-облікових документів, наданих працівниками.
Як вносити до особової картки відомості про прийняття на роботу
Якщо працівник підвищував кваліфікацію на курсах за рахунок підприємства, вкажіть про це в розділі ІІІ особової картки.
Форма картки не передбачає відомостей про тренінги чи семінари, в яких брав участь працівник. Утім, зручно відбивати короткострокові освітні програми саме в П-2. Якщо постане потреба визначити переважне право залишитися на роботі у разі скорочення, знайдете необхідну інформацію в одному документі.
Відбивайте в картці переведення за аналогією із записом про прийняття. Вкажіть дату, з якої переводите на іншу посаду, у графі «Дата». Наведіть назву нової посади, код за КП, реквізити наказу. Не забувайте про підпис працівника — він має засвідчити таким чином, що ознайомився із записом про переведення в трудовій книжці.
Якщо узгоджуєте назву посади з Класифікатором професій, вкажіть про це в картці. Означте, з якої дати змінюється назва посади, редакцію КП (приміром, ДК 003: 2010), реквізити наказу про внесення змін до трудової книжки та інших облікових документів працівника.
КРОК 1. Унесіть запис до графи «Дата і причина звільнення (підстава)». Відтак вкажіть свою посаду, проставте підпис, ініціали, прізвище.
КРОК 2. Ознайомте працівника із записом про звільнення в трудовій книжці. Запропонуйте засвідчити ознайомлення підписом в картці П-2. Для цього передбачена спеціальна графа — відомості в ній можуть з’явитися лише у разі звільнення.
Обліковуйте особові картки, реєструйте їх. Хоча у самій формі П-2 й немає графи для реєстраційного індексу, облік важливий. Насамперед, щоб бачити, скільки карток зберігаєте і чи оформлювали картку на того чи того працівника.
Рекомендований інструмент для обліку особових карток — Журнал обліку прийняття працівників. Оскільки картку ведете на кожного працівника, то номер за журналом прийняття можна використати як реєстраційний індекс П-2.
Зберігання особових карток в поточному діловодстві відділу кадрів
Зберігайте особові картки окремо від інших документів.
Це обумовлено потребами захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, випадкової втрати чи знищення.
Зберігайте картки в металевих шафах чи сейфах — це убереже інформацію від пожежі чи води у разі затоплення.
Якщо працівників багато, підприємство має складну структуру, кілька структурних підрозділів, групуйте особові картки окремо для кожного підрозділу, розташовуйте в абетковому порядку всередині групи.
Якщо працівників небагато, зберігайте особові картки всі разом, розташовуйте в абетковому порядку.
Після звільнення працівника зберігайте його особову картку в поточному діловодстві два роки окремо від карток працюючих. Особові картки звільнених розподіляйте по роках (особові картки звільнених в одному році); всередині групи, що відповідає певному року, картки розміщуйте за алфавітом. Відтак передайте картку П-2 на архівне зберігання разом з іншими картками звільнених у тому ж році.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
