Скорочення працівників або штату — процедура, яка часто породжує низку позовів до суду. Найбільш проблемні питання: які підстави для скорочення штату працівників, хто підлягає скороченню в першу чергу, які етапи включає в себе процедура скорочення працівників, кого не можна звільнити по скороченню. Як оформити скорочення чисельності або штату працівників, щоб вберегтися від помилок та судової тяганини, роз’яснюємо у статті
Кадровику необхідно розрізняти поняття скорочення чисельності працівників та скорочення чисельності штату. Чисельність працівників — це кількісний склад. Якщо скорочуєте чисельність, зменшується кількість працівників, які обіймають посаду, але посада залишається у штатному розписі.
При скороченні штату ви змінюєте штатний розпис — виводите певні посади. Тобто фактично відбувається скорочення посади.
Вивільнення працівників — один із спеціальних термінів, яким оперує КЗпП. За своєю суттю це будь-яке звільнення за пунктом 1 статті 40 КЗпП — скорочення, реорганізація, ліквідація тощо. Таким чином, вивільнення працівників при скороченні — цілком застосовуване поняття.
Зверніть увагу, що допускається скорочення під час воєнного стану у період тимчасової непрацездатності працівника, а також у період перебування працівника у відпустці (крім відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку) із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або першим робочим днем після закінчення відпустки. Разом з тим, у такому разі роботодавець не погоджує звільнення працівників із профспілкою. Виняток — роботодавець має погодити із профспілкою звільнення працівника, обраного до профспілкового органу.
Порядок скорочення працівників
Скорочення штату працівників — багатоетапна й не одномоментна процедура. Помилковість дій під час звільнення при скороченні штату може стати підставою для трудових спорів на судовому рівні. Розглянемо процедуру крок за кроком.
На практиці рішення про скорочення штату працівників ухвалюють засновники. Як оформити — залежить від виду підприємства та його організаційної форми. Наприклад, для ТОВ — це протокол зборів засновників.
Розрахунки і обґрунтування додайте до протоколу. Це основа для документів, які складатимете надалі.
Повідомлення профспілки про скорочення
Роботодавець повідомляє профспілкову організацію про заплановане звільнення працівників.
Якщо на вашому підприємстві профспілки немає, пропустіть цей крок.
Під час скорочення з роботи працівників комунікуйте з профспілкою двічі:
за три місяці до звільнення — інформуйте про плановані звільнення
за місяць до звільнення — отримайте згоду на скорочення членів профспілки.
УВАГА!
У період воєнного стану не застосовуємо норми законодавства про працю у частині відносин, які врегулював Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136; ч. 3 ст. 1 Закону № 2136)
Серед особливостей звільнення під час воєнного стану пам’ятайте про таку: роботодавець не погоджує звільнення працівників із профспілкою. Виняток — звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136).
Наказ про зміни до штатного розпису та створення комісії
Документ, на якому базується процедура звільнення по скороченню штатів — наказ про зміни до штатного розпису.
Скорочення штату — зразки документів та що вони мають містити: у констатуючій частині наказу викладіть обґрунтовані причини скорочення, посилайтеся на рішення роботодавця. У розпорядчій частині наказу вкажіть посади (професії), що підлягають скороченню.
Доцільно створити комісію із визначення таких працівників, кого не можна звільняти з роботи, та працівників із переважним правом залишитися на роботі. Ви можете як видати окремий наказ про створення комісії, так і додати відповідні пункти до наказу про зміни до штатного розпису. Другий варіант — оптимальніший з огляду на раціоналізацію документообігу.
Комісія визначатиме переважне право залишитися на роботі та виявлятиме з-поміж тих, хто потрапляє під скорочення, працівників з «імунітетом» від звільнення з ініціативи роботодавця. Введіть до складу комісії представників роботодавця, профспілки або іншого представницького органу, наприклад, Ради трудового колективу чи уповноваженого від працівників.
Видавайте наказ заздалегідь, адже комісії потрібен час для аналітики. Роботодавець своєю чергою має встигнути повідомити працівників про скорочення щонайпізніше за два місяці до звільнень.
Якщо вас турбує питання: чи потрібно писати заяву на звільнення при скороченні — ні, не потрібно. Процедура скорочення працівника не передбачає складення такої заяви.
Робота комісії
Для об'єктивності доцільно колегіально оцінювати кваліфікацію та продуктивність праці працівників (ст. 42 КЗпП). Якщо звільнений працівник звернеться до суду, той попросить роботодавця документально підтвердити, як він аналізував, хто з працівників має переважне право залишитися на роботі (постанова ВСУ від 22.05.2019 у справі № 753/3889/17).
Складіть для комісії аналітичну довідку або порівняльну таблицю при скороченні. Її готує кадровик і роздає примірники членам комісії. Щоб комісія працювала оперативно та ухвалювала рішення обґрунтовано, кадрова служба може підготувати й інші інформаційні матеріали (як-от довідки про наявність вакансій, характеристики на працівників тощо).
Комісія визначає працівників, яких не можна скоротити, та аналізує переважне право працівників залишитись на роботі.
Наказ про попередження працівників про звільнення на основі протоколу комісії
Роботодавець оформлює рішення наказом про попередження про заплановане звільнення. У наказі зазначають термін, у який кадровик має підготувати повідомлення про скорочення штату.
ВАЖЛИВО! Якщо скорочення підпадає під критерії масового вивільнення, подайте звіт 4-ПН (ст. 49-2 КЗпП).
Попередження працівників про скорочення та пропозиція іншої роботи
Попереджайте працівників персонально щонайпізніше за два місяці до дати звільнення (ст. 49-2 КЗпП).
Чи можна попереджати про звільнення у зв’язку зі скороченням працівника, який перебуває у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану та виїхав за кордон?
Роботодавець зобов’язаний одночасно зі здійсненням процедури звільнення у зв’язку зі скороченням штату запропонувати працівнику іншу роботу на підприємстві — звісно, якщо така робота є (ч. 3 ст. 49-2 КЗпП).
Якщо на підприємстві є інша робота, яку працівник може виконувати, запропонуйте переведення письмово.
У повідомленні вкажіть розмір вихідної допомоги. Якщо пропонуєте переведення, зазначте розмір оплати праці та додайте копію посадової (робочої) інструкції. Це допоможе працівнику прийняти зважене рішення. Якщо на дату підготовки повідомлення на підприємстві немає відповідних вакансій, зазначте про це у повідомленні. Вкажіть, що звільнення обумовлено неможливістю переведення працівника на іншу роботу у зв’язку з її відсутністю.
УВАГА!
Із пропозицією про переведення роботодавець має звертатися не лише при попередженні про звільнення працівника за скороченням штату, але й протягом усього строку попередження, якщо робота з’явиться. Невиконання цього правила свідчитиме про те, що роботодавець виконував свої обов’язки неналежним чином
Згода профспілки на звільнення
Якщо на вашому підприємстві профспілки немає, то пропустіть цей крок. Також пам’ятайте, що в умовах воєнного стану в частині звільнення працівників з ініціативи роботодавця Закон № 2136 скасував обов’язок роботодавця погоджувати звільнення працівників з профспілкою. Виняток — звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136).
Якщо вакантні посади відсутні або працівник відмовляється від переведення, роботодавець має право звільнити його після отримання попередньої згоди виборного органу профспілки (профспілкового представника), членом якої є працівник (ч. 1 ст. 43 КЗпП). Якщо працівник одночасно є членом кількох профспілок, які діють в організації, згоду на його звільнення дає виборний орган тієї профспілки, до якої звернувся роботодавець.
Направте профспілці обґрунтоване письмове подання про розірвання трудового договору з працівником.
Роботодавець має право розірвати трудовий договір не пізніше як через місяць з дня одержання згоди виборного органу профспілки (ч. 8 ст. 43 КЗпП), тому подання готуйте з огляду на цей строк.
Оформлення звільнення за скороченням
Якщо працівник — не член профспілки, або якщо у мирний час отримали згоду профспілки, або якщо роботодавець вважає відмову профспілки необґрунтованою, готуйте наказ про звільнення.
У наказі зазначте розмір вихідної допомоги та кількість днів щорічної відпустки, додаткової відпустки працівникам, що мають дітей, за які слід виплатити компенсацію (ч. 1 ст. 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки).
Оновлені правила розрахунку середньої зарплати та зміни у виплаті компенсації за невикористані відпустки спричинили чимало запитань не лише в бухгалтерів, а й у кадровиків
Якщо працівник використав дні щорічної відпустки наперед, при звільненні за скороченням кошти з працівника не утримуйте (ст. 22 Закону про відпустки).
Перевіряйте, чи не є скорочуваний чорнобильцем. Якщо так, в наказі вкажіть про додаткову вихідну допомогу.
Зареєструйте підписаний наказ у Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Складіть табель обліку використання робочого часу на працівника за період роботи у місяці, що не потрапив у табель за попередній період. Передайте табель та копію наказу про звільнення бухгалтеру.
У день звільнення видайте працівнику належно оформлену трудову книжку та засвідчену копію наказу про звільнення, проведіть розрахунок (ст. 47, ст. 116 КЗпП).
За можливості, видайте трудову книжку і копію наказу при свідках. Якщо працівник не погоджується зі звільненням, не виключено, що відмовиться їх узяти. Відтак доведеться скласти акт.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення з підстави скорочення штатів, у цей день надішліть йому поштове повідомлення, в якому вкажіть, що працівнику необхідно отримати трудову книжку. Повідомте, що ви можете переслати трудову книжку на адресу працівника, яку він зазначить у заяві (п. 4.2 Інструкції № 58). Вкладіть у конверт засвідчену копію наказу про звільнення. Повідомлення відправляйте рекомендованим листом оголошеною цінністю з описом вкладення. Так матимете документальне підтвердження, що виконали усі вимоги законодавства.
Якщо працівник не отримає лист і він повернеться на підприємство, зберігайте лист нерозкритим.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
