НАДС востаннє змінювало форму особової картки державного службовця у червні 2020 року. Однак особова картка держслужбовця, нова форма якої міститься у статті, до цього часу викликає низку питань. Як заповнювати особову картку держслужбовця? Що має містити заповнена особова картка державного службовця? Відповіді шукайте у статті.
Яку форму картки державного службовця використовувати
Особова картка для державного службовця може бути оформлена в одному із трьох варіантів. Який саме обрати — залежить від дати призначення на посаду державної служби.
Дата призначення
Форма та нормативний акт
Що робити
до 15.09.2016
особова картка державного службовця П-2ДС, затверджена наказом Мінстату «Про затвердження форми первинного обліку № П-2ДС та Інструкції по її заповненню» від 26.12.1995 № 343 (далі — Наказ № 343, втратив чинність згідно з наказом Держстату від 26.08.2016 № 154)
картки за цією формою у державних органах здебільшого замінили після втрати чинності ноормативного документу, але й надалі використовують в ОМС
16.09.2016 — 04.06.2020
особова картка державного службовця, затверджена наказом НАДС «Про затвердження форми Особової картки державного службовця та Інструкції щодо її заповнення» від 05.08.2016 № 156 (втратив чинність згідно з наказом НАДС від 19.05.2020 № 76-20)
НАДС не зобов’язує, але радить оновити
з 05.06.2020
особова картка державного службовця, затверджена наказом НАДС «Про затвердження форми Особової картки державного службовця» від 19.05.2020 № 77-20
використовуємо зараз
Увага!
Якщо ви шукаєте зразок особової картки державного службовця в інтернеті, звертайте увагу на рік розміщення бланку. Часто, ввівши у пошуку «особова картка державного службовця скачати», можна натрапити на зразки 2016 року.
Наказ № 77-20 визначає лише загальні вимоги до того, який повинна мати вигляд особова картка працівника-держслужбовця, але не закріплює, яку інформацію та в якому порядку зазначати в кожному із розділів. Однак, варто вказати, що НАДС максимально спростило форму, за якою заповнюються особові картки держслужбовців.
Форма особової картки
Коли застосовується
електронна
у державному органі наявна інформаційна система управління людськими ресурсами
паперова
у державному органі відсутня інформаційна система управління людськими ресурсами. Особову картку заповнюють в електронній формі, друкують та зберігають в особовій справі державного службовця. Держслужбовець повинен засвідчити записи в особовій картці власноручним підписом
До особової картки та додатків до неї за потреби можна додати необхідну кількість рядків та сторінок. Зекономте свій час та зусилля — додатки, які постійно доповнюєте, роздрукуйте на окремому аркуші. Так, особова картка державного службовця, приклад заповнення якої міститься на офіційному веб-порталі Держпродспоживслужби, містить наступні додатки:
додаток 1 — Відомості про призначення (переведення) на посади державної служби у цьому державному органі та присвоєння рангів;
Вимоги до заповнення особової картки держслужбовця за формою 2020 року
Особову картку державного службовця потрібно заповнювати українською мовою у називному відмінку без скорочень (абз. 2 п. 2 Наказу № 77-20).
НАДС при заповненні особової картки рекомендує використовувати:
гарнітуру Times New Roman;
шрифт розміром 12 друкарських пунктів;
міжрядковий інтервал 1.0 (лист НАДС від 25.06.2020 № 99-р/з).
Особова картка державного службовця: хто заповнює? Частково — держслужбовець, частково — працівник служби управління персоналом.
Що зазначає держслужбовець
Державний службовець заповнює відомості, зазначені у пунктах 1-10 Особової картки
Пункт
Що необхідно зазначити
Прізвище, власне ім’я, по батькові, дату та місце народження
вказуйте згідно із записами в паспорті
Контактні дані
вкажіть номер телефону та електронну пошту.
Державний службовець під час вступу чи проходження державної служби зобов’язаний повідомити службу управління персоналом щодо своїх засобів електронної пошти чи інших засобів телекомунікаційного зв’язку з ним із метою їх використання для доведення до відома державного службовця інформації або документів
Паспорт громадянина України
вкажіть реквізити паспортного документу:
серію (за наявності) та номер
інформацію про орган, що видав документ
дату видачі
Сімейний стан
вкажіть:
одружений/неодружений
заміжня/незаміжня
Інформацію щодо членів сім’ї не зазначають
Адреса
зазначають місце реєстрації та фактичне місце проживання (якщо відрізняються) у такому порядку:
поштовий індекс
область
місто
район
село (селище)
вулиця
корпус
номер будинку
квартира
Підтвердження наявності відповідного ступеня вищої освіти
На підставі документу про освіту вказують:
галузь знань, спеціальність, спеціалізацію
ступінь вищої освіти
серію та реєстраційний номер диплома
Належність до категорії громадян, які мають додаткові гарантії
заповнює держслужбовець, що належить до пільгової категорії громадян. Підстава — документ, що підтверджує статус особи:
особа з інвалідністю — довідка МСЕК або пенсійне посвідчення
учасник бойових дій — посвідчення учасника бойових дій
одинока мати (одинокий батько) — свідоцтво про народження дитини, Витяг із Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини із зазначенням підстави внесення відомостей про батька дитини до актового запису про народження дитини відповідно до абзацу першого частини 1 статті 135 Сімейного кодексу України або довідку з органу соціального захисту населення про те, що жінка (чоловік) одержує державну допомогу на дітей як одинока мати (одинокий батько)
особа, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи — посвідчення особи, постраждалої від Чорнобильської катастрофи 1—3 категорії
постраждалий учасник Революції Гідності — посвідчення «Постраждалий учасник Революції Гідності»
депутат ради — посвідчення депутата ради
жінка, яка працює та має двох дітей віком до 15 років — свідоцтва про народження дітей
інше — інша категорія пільгових громадян, не зазначених у переліку
Відомості про наявність рангу державного службовця та (або) посадової особи місцевого самоврядування, військового звання, дипломатичного рангу та іншого спеціального звання на момент призначення
вкажіть інформацію за наявності. Якщо не має рангу чи спеціально звання на момент призначення, зазначте «не маю»
заповнюйте відповідно до записів у військовому квитку
Реквізити акта про призначення на посаду
вкажіть дату та реєстраційний номер документу
Стаж державної служби (на дату призначення)
зазначте в роках, місяцях, днях
Пункт 15
відомості вказуйте в окремих додатках до особової картки (дод. 1-7)
Пункти 16—18
працівник служби управління персоналом заповнює при звільненні державного службовця:
пункт 16 — дата звільнення
пункт 17 — реквізити акта про звільнення (дата та реєстраційний номер документа)
пункт 18 — підстава звільнення (вкажіть підставу та посилання на положення законодавчого акту)
Порядок внесення змін
Особова картка державного службовця, зразок заповнення якої описаний вище, може систематично оновлюватись або доповнюватись. Відтак, НАДС у листі від 25.06.2020 № 99-р/з рекомендує оновлювати або доповнювати відомості в паперовому примірнику Особової картки шляхом повторного заповнення з використанням комп’ютерної техніки, друкування та заміни відповідних оновлених сторінок.
Вимоги до заповнення особової картки держслужбовця за формою 2016 року
Що зазначати
Особова картка є складовою особової справи державного службовця. В Особовій картці зазначають:
прізвище, ім’я, по батькові;
дату і місце народження;
сімейний стан;
освіту і спеціальність;
результати конкурсу;
реквізити акта про призначення на посаду;
дату і місце (державний орган) складення Присяги державного службовця;
відомості про проходження державної служби в державному органі (посаду, категорія посади та ранг державного службовця, відомості про професійне навчання, стажування, відрядження за кордон, переведення в цьому державному органі);
відомості про оцінювання результатів службової діяльності;
вид і строки надання відпустки;
інформацію про заохочення;
інформацію про дисциплінарні стягнення та їх зняття;
Хто і як заповнює особову картку державного службовця за формою 2016 року
Особову картку заповнюємо українською мовою в називному відмінку без скорочень та виправлень (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 156).
Картку заповнюють дві людини:
особа, яка претендує на посаду,
працівник служби управління персоналом.
Розглянемо детальніше.
Інформація, яку зазначає претендент на посаду
Претендент на посаду заповнює рядок «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» та пункти 1-13, 15, 16, 30, 31 Особової картки.
Пункт
Що необхідно зазначити
Реєстраційний номер облікової картки платника податків
за наявності. Цей рядок не заповнюють, якщо особа через релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомила про це контролюючий орган і має відмітку у паспорті
Прізвище, ім’я, по батькові, дату та місце народження
наводять згідно із записами в паспорті
Громадянство
вказують назву країни, громадянином якої є претендент на посаду
Адреса
Адресу фактичного проживання та адресу місця реєстрації зазначають у такій послідовності:
поштовий індекс
область
місто
район
село (селище)
вулиця
корпус
номер будинку
квартири
Сімейний стан та склад сім’ї
використовуємо формулювання:
одружений/неодружений
заміжня/незаміжня
розлучений/розлучена
вдова/вдівець
Поруч перераховуємо членів сім’ї та дати їх народження (число, місяць, рік).
Членами сім’ї є особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.
Володіння іноземними мовами (якими)
зазначаємо реквізити документа (диплома, свідоцтва тощо), що засвідчує відповідну освіту (за наявності), а також рівень володіння мовою:
читаю та розмовляю вільно
читаю та розмовляю зі словником тощо
Освіта
переносимо дані відповідно до документа про освіту встановленого зразка.
Якщо претендент на посаду навчається у навчальному закладі, заповнюємо графи:
«Найменування навчального закладу»
«Рік вступу»
«Спеціальність»
Про наявність пільг
вказуємо пільги та документ, що їх посвідчує (серія, номер, ким та коли виданий)
Не є громадянином іншої держави
вказуємо відомості про відсутність громадянства (підданства) іншої держави або інші відомості, якщо претендент на посаду є громадянином іншої держави
Депутат ради
заповнює претендент на посаду, який є депутатом ради, вказуючи повну назву ради, скликання
Про ознайомлення з вимогами і обмеженнями щодо прийняття та проходження державної служби відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та «Про захист персональних даних», Правилами етичної поведінки державних службовців
зазначаємо «ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись»
Автобіографія
викладають особисто, у довільній формі, з дотриманням хронологічної послідовності (від народження до дати написання). Зазначають прізвище, ім’я та по батькові, дату й місце народження, узагальнено висвітлюють питання, пов’язані з навчанням, трудовою і громадською діяльністю. Докладні дані про роботу, виконувану з початку трудової діяльності, наводять у пункті 31 Особової картки. Цей пункт заповнюють відповідно до трудової книжки. Окремо в автобіографії відзначають, чи притягувалися до кримінальної відповідальності претендент на посаду, члени його сім’ї або найближчі родичі. Якщо так — чи погашено (знято) судимість і коли
Ознайомлення з Правилами внутрішнього службового розпорядку
засвідчують факт ознайомлення з Правилами внутрішнього службового розпорядку, вказуючи: «ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись»
Виконувана робота з початку трудової діяльності
переносить інформацію з трудової книжки
Увага!
Державним службовцем може бути лише громадянин України (ч. 2 ст. 1 та ч. 1 ст. 19 Закону № 889).
На державну службу не може вступити особа, яка має громадянство іншої держави (п. 6 ч. 2 ст. 19 Закону № 889).
Інформація, яку зазначає служба управління персоналом
Працівники служби управління персоналом заповнюють рядок «Код за ЄДРПОУ підприємства (установи, організації)» та пункти 14, 17-29 Особової картки.
З-поміж цих відомостей:
реквізити акта про призначення на посаду — дата, номер, назва виду документа (указ, постанова, наказ, розпорядження, залежно від категорії посади та відповідно до законодавства);
дата й місце (найменування державного органу) складення Присяги державного службовця;
ранг державного службовця (на дату призначення на посаду).
Пункт
Що зазначити
Стаж
загальний стаж роботи та стаж державної служби (на дату призначення на посаду) — у роках, місяцях, днях. Однак варто також визначити приведену дату аби в подальшому було простіше визначати період роботи для надання щорічної додаткової відпустки за стаж державної служби, а також для встановлення надбавки за вислугу років
Проходження державної служби
записи будують за такою схемою:
дата
назва посади
категорія (ранг)
процедура зайняття посади
підстава
У графі «Процедура зайняття посади» зазначають: «конкурс», «рішення керівника державної служби»
Підвищення рівня професійної компетентності державних службовців
Структура записів:
найменування навчального закладу
терміни навчання
програма чи тематика професійного навчання (стажування)
реквізити (номер, дата) диплома, посвідчення тощо
Відомості подають відповідно до записів у дипломі, свідоцтві тощо. У разі стажування вказують посаду, на якій пройдено стажування
Відомості про військовий облік
заповнюють відповідно до записів у військовому квитку
Службові відрядження (за кордон)
передбачено графи для даних про місце (населений пункт, країна — у разі перебування в іншій країні), строк і підстави відряджень
Відпустки
фіксують такі дані:
вид
за який період надано
дати початку та закінчення
підстава
Заохочення
наводять види та підстави заохочень. Діапазон значень: оголошення подяки, нагородження грамотою, почесною грамотою, іншими відзнаками державного органу, дострокове присвоєння рангу, відзначення урядовими нагородами тощо
Дисциплінарна відповідальність
графу «Вид дисциплінарного проступку» заповнюють відповідно до частини 2 статті 65 Закону № 889
графу «Вид дисциплінарного стягнення» — відповідно до статті 66 Закону № 889
Дата та підстава звільнення з посади державної служби
записи здійснюють згідно з вимогами чинного законодавства, з посиланням на норми Закону № 889 та/або Кодексу законів про працю України
Бланк картки держслужбовця за формою 2016 року
Тепер ви знаєте,як заповнювати особову картку держслужбовця. Залишилось скачати шаблон та заповнити свою частину картки.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
