Робота кадровика клопітка та відповідальна, але «людський фактор» ніхто не скасовував. Навіть досвідчені кадровики допускають помилки в трудових книжках. Як правильно виправити запис в трудовій книжці — розкажемо на прикладах.
Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58), містить лише зауваги, як виправляти неправильні й неточні записи про роботу (п. 2.6, 2.8-2.10). На практиці проблеми, що трапляються з трудовими, — ширші й розмаїтіші. Ми підкажемо, що робити.
Виправлення помилки у записі на внутрішній обкладинці трудової книжці
Інструкція № 58 не передбачає норми, яка б визначала порядок внесення виправлень на внутрішньому боці трудової книжки. Проте, аналізуючи норми цієї інструкції, можна знайти правильне рішення.
Інструкцією № 58 передбачає можливість закреслювати записи у трудових книжках у разі зміни записів про прізвище, ім’я, по батькові і дати народження — однією рискою закреслюють, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дату народження і записують нові дані.
Отже, якщо до трудової книжки внесено із помилкою, зокрема запис про зміну прізвища на внутрішньому боці обкладинки трудової книжки, слід акуратно однією рискою закреслити запис, що містить помилку, і нижче внести правильний запис з посиланням на відповідні документи та засвідчити його підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації або печаткою кадрової служби (за наявності).
Виправлення неправильного запису в трудовій книжці
Кадровик переплутав документи працівників і зробив неправильний запис в трудовій книжці одного з них.
Що робити
Визнайте запис в трудовій недійсним та зробіть правильний запис (п. 2.6, 2.10 Інструкції № 58):
Графа
Що зазначити
1
Наступний порядковий номер
2
Дату внесення запису
3
Слова Запис за № ___ недійсний Правильний запис. Наприклад: «Переведений з 15.01.2024 на посаду менеджера»
4
Підстава — реквізити наказу
Увага!
У розділі «Відомості про роботу» трудової книжки не можна:
закреслювати, зішкрібати лезом чи ретушувати коректором неправильні записи;
Оформте трудові відносини з працівником за алгоритмом від експерта. Як не заплутатися у формулюванні та правильно скласти заяви й накази про прийняття на роботу, підкажуть зразки документів. Скористайтеся шпаргалками та пам’ятками, щоб не забути важливого.
Працівника, який багато років працював на підприємстві, декілька разів переводили з однієї посади на іншу. При внесенні запису про звільнення кадровик помітив, що один запис про переведення «загублено». Проте наступні переведення відображено в трудовій книжці вірно.
Як зробити виправлення в трудовій книжці у такому випадку?
Інструкція № 58 не регламентує порядок внесення пропущеного запису до трудової книжки. Тому керуйтесь загальними правилами внесення виправлень, логікою і здоровим глуздом, а також дотримуйтесь принципу збереження інформативності записів.
Щоб уникнути зайвих записів і виправлень, не варто скасовувати останні записи задля збереження хронології і внесення пропущеного запису. Пропущений запис про переведення рекомендуємо внести перед записом про звільнення.
Кадровик у трудовій працівника порушив нумерацію записів про роботу: після запису № 6 уніс запис № 8. Відповідно, запис № 7 відсутній.
Чи вносити зміни? Який номер запису про роботу має бути наступним?
Інструкція № 58 містить настанови лише щодо дій при виявленні неправильних або неточних записів про роботу, переведення, нагородження чи заохочення (п. 2.6). Про виправлення порядкових номерів — жодної згадки. Мабуть, тому що порядкові номери — неінформативний вид даних. Вони не мають значення ані для визначення досвіду роботи, ані для підрахунку страхового стажу.
Отже, робити виправлення у трудовій книжці через порушення нумерації недоцільно. Наступним має бути № 9.
Шпаргалка: записи про звільнення в трудовій книжці
Заповнювати трудові книжки необхідно дуже уважно. Адже в певних випадках виправлення помилок потребує багато часу і терпіння. Утім, деякі помилки краще не виправляти.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
