Із статті дізнаєтеся про таке:
- Які відпустки надають щороку
- Які відпустки називаємо щорічними
- Як надати відпустку, щоб не мати претензій з боку інспекторів із праці
- Кому і за що надають відпустки за особливий характер праці
- Чи можна відкликати працівника з відпустки за ненормований робочий день
- Як рахувати стаж для основної та додаткової щорічної відпустки
- Стаж для основної та додаткових відпусток рахуємо по-різному
- Які відпустки можна ділити на частини
- Як оплачувати щорічну відпустку і коли виплачувати відпускні
Які відпустки надають щороку?
Закон України «Про відпустки» визначає:
1. Кожен, хто працює, має право на щорічну основну відпустку. Її тривалість — мінімум 24 календарних дні (к. д.). (ст. 6 Закону).
2. Окрім основної може бути й додаткова щорічна відпустка. Таку відпустку надають за роботу в певних умовах — шкідливий характер праці, підвищене нервове чи інтелектуальне навантаження, робота з комп’ютером, періодичні затримки на роботі тощо (ст. 7, 8 Закону).
3. Працюючі жінки, що мають щонайменше двох дітей до 15 років, одинокі матері, усиновлювачі щороку можуть отримувати додаткову відпустку тривалістю 10 днів. Якщо, приміром, жінка має двох дітей і всиновила третю, відпустка збільшиться до 17 днів (ст. 19 Закону про відпустки).
Які відпустки називаємо «щорічними»?
Ті, що визначені як щорічні Законом про відпустки.
Закон (ст. 4) поділяє відпустки на 6 видів:
1) щорічні
2) додаткові у зв’язку з навчанням
3) творчі
4) для участі в змаганнях
5) соціальні
6) без збереження зарплати.
До виду «щорічних» належать:
- основна відпустка;
- додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки);
- додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки);
- додаткова відпустка державним службовцям («інші додаткові відпустки, передбачені законодавством», п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки).
А ось додаткова відпустка працівникам, які мають дітей, передбачена статтею 19 Закону про відпустки, до виду «щорічні» не належить. Це соціальна відпустка.
Ця різниця у визначеннях часто-густо плутає кадровиків. Наприклад, у разі компенсації відпустки грошима. За бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні (ст. 24 Закону про відпустки). У цій нормі йдеться про ті відпустки, що належать до виду «щорічні»: основна, додаткові за шкідливі умови чи за особливий характер праці.
А ось замінити компенсацією невикористану відпустку працівникам із дітьми не можна. Вона надається щороку, але не належить до «щорічних», тож норма про заміну частини відпочинку грошима на неї не поширюється.
ПРИКЛАД. У разі звільнення за переведенням компенсацію за невикористані щорічні відпустки можна перерахувати новому роботодавцю. Звісно, за бажанням працівника. І знову ключове слово «щорічні». Перерахувати кошти можна тільки за невикористані дні основної чи додаткової щорічних відпусток. А ось соціальну відпустку працівникам із дітьми доведеться компенсувати при звільненні. Перерахування коштів за таку відпустку — поза законом.
7 способів замінити працівника, що йде у відпустку
Надання щорічних відпусток: як зробити усе так, щоб не мати претензій з боку інспекторів із праці
1. Плануйте щорічні відпустки в графіку відпусток. Це запорука того, що уникнете штрафів. Закон забороняє не надавати щорічну відпустку повної тривалості два роки поспіль. А якщо працівник неповнолітній — то упродовж року. Така ж норма для додаткових щорічних відпусток. Так скеровує стаття 11 Закону про відпустки.
2. Повідомляйте працівників про початок відпустки за два тижні. Підготуйте письмове повідомлення або заздалегідь видайте наказ про відпустку і ознайомте з ним працівника за два тижні до її початку. Такий спосіб теж вважається «повідомленням», до того ж кількість паперів — менша.
3. Видавайте наказ про відпустку та ознайомлюйте із ним працівника. Не ознайомили з наказом — інспектор кваліфікує це як порушення. Норму про ознайомлення містить не Закон про відпустки, це положення іншого нормативного акта — пункт 11 глави 9 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. До речі, неймовірно корисний для кадровика документ.
4. Обліковуйте відпустки. Вести облік відпусток зобов’язує стаття 10 Закону про відпустки. Використовуйте для обліку картки П-2. Прийнятний варіант — облік в системі автоматизованого документообігу. Звісно, якщо вона у вас є.
5. Якщо після відпустки працівник не вийшов на роботу, не визнавайте це одразу прогулом. Заактуйте відсутність у перший день після відпустки. Проставте у табелі позначку «НЗ». Робіть так незалежно від того, чи змогли зв’язатися з працівником. Пізніше сформуєте скоригований табель. Зателефонуйте працівнику або доручіть це його безпосередньому керівнику. Надішліть листи на всі відомі вам адреси з проханням пояснити причини відсутності. Прогул без поважної причини — порушення дисципліни. За це роботодавець може застосувати до порушника стягнення — догану або звільнення (ст. 147 КЗпП). Але до цього роботодавець повинен зажадати від порушника письмових пояснень (ст. 149 КЗпП). Законодавство про працю забороняє оголошувати догану чи звільняти працівника, допоки він не надав пояснень або не відмовився їх надати.
Кому і за що надають відпустки за особливий характер праці?
Відпустка за особливий характер праці може бути двох видів:
1) та, що надається згідно із законодавством, а саме за Списком виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов’язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров’я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці. Цей Список затверджений постановою КМУ від 17.11.1997 № 1290 (далі — Список);
2) за ненормований робочий день, встановлений колдоговором.
Тривалість щорічної відпустки за Списком — до 35 к. д. За ненормований день — до 7 к. д.
Якщо працівник має право і на відпустку за Списком, і за ненормований день, надавайте одну за вибором особи. Так скеровує частина 1 статті 10 Закону про відпустки.
Відпустка за роботу з комп’ютером — це різновид відпустки за особливий характер праці, що надається згідно зі Списком (підрозділ «Інші види виробництв» розділу ХХІІ «Загальні професії за всіма галузями господарства» Списку). Максимальна тривалість щорічної відпустки за роботу з ПК — 4 к. д.
Скільки днів відпустки надавати, залежить від того, скільки часу працівник зайнятий роботою з особливим характером праці. До часу, що дає право на відпустку, зараховують тільки ті дні, коли працівник працював в особливих умовах (читаймо, з комп’ютером) не менше половини робочого дня.
Наприклад, інспектор з кадрів працює з комп’ютером щодня по 4,5 години, решту 8-годинного дня витрачає на паперову роботу, заповнення трудових книжок, формування справ із документами, співбесіди з кандидатами на роботу. Тривалість роботи з ПК перевищує половину встановленої тривалості робочого дня. Якщо хронометраж чи самофотографія підтверджують це, кадровик має право щорічну на відпустку за роботу з ПК.
Чи можна відкликати працівника з відпустки за ненормований робочий день?
Так, якщо є підстави для відкликання.
Відзивати із відпустки можна лише у виняткових випадках і то тільки за згодою працівника. До виняткових випадків Закон про відпустки відносить форс-мажорні ситуації — потреба у відверненні стихійного лиха, виробничої аварії або негайному усуненні їх наслідків, у відверненні нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства.
Стаття 12 Закону про відпустки уможливлює відкликання із щорічної відпустки. А як ми вже знаємо, додаткова відпустка за ненормований робочий день — один із видів щорічної відпустки.
А ось із відпустки без збереження зарплати чи відпустки працівникам із дітьми відкликати працівника не можна. Вони не належать до виду «щорічні».
Як рахувати стаж для основної та додаткової щорічної відпустки
Тривалість відпустки, на яку має право працівник, залежить від набутого за робочий рік стажу.
Робочий рік (не плутайте з календарним) — період, що відлічується від дати укладення трудового договору.
Приклад. Прийняли працівника 15.06.2016. З цієї дати розпочався перший робочий рік. Закінчиться він 14.06.2017. Другий робочий рік: 15.06.2017-14.06.2018. Робочий рік — своєрідна константа. Число і місяць початку і закінчення будуть однаковими увесь період, скільки людина працює. Змінюватимуться тільки цифри років. Навіть якщо жінка три роки проведе у відпустці для догляду за дитиною, робочий рік не зміститься.
Стаж для основної та додаткових відпусток рахуємо по-різному
Стаж для основної відпустки визначаємо за частиною 1 статті 9 Закону про відпустки.
Ця частина перелічує періоди, які зараховуємо до стажу. Відповідно всі інші періоди, не згадані в ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки, до стажу не увійдуть.
Таблиця періодів роботи, які зараховують та не зараховують до стажу для надання щорічної основної відпустки
СКАЧАТИ ТА ПЕРЕГЛЯНУТИ ТАБЛИЦЮ ПОВНІСТЮ
Приклад. За повністю відпрацьований робочий рік 12 місяців працівник «стандартно» має право на 24 к. д. основної щорічної відпустки.
Працівник спричинив простій, що тривав три тижні. Під час простою запив, після закінчення простою прогулював тиждень. Відтак став до роботи. Керівник визнав цей тиждень періодом прогулу.
Простій з вини працівника і прогул без поважних причин (а пияцтво аж ніяк не виправдовує відсутність на роботі ) не зараховуємо до стажу для основної відпустки.
Сумарна відсутність, що не увійде до стажу, — 1 місяць. Якщо зазвичай за місяць роботи працівник заробляє 2 дні відпустки, то за місяць простою/прогулу він їх утратив.
Тому в цьому робочому році отримає не 24 к. д. відпустки, а 22.
З додатковими відпустками дещо складніше. Вони надаються як своєрідна компенсація людині за роботу, що шкідлива для здоров’я. Тому до стажу зараховується час фактичної роботи в шкідливих, важких умовах чи з особливим характером праці — і то за умови, що робота тривала не менше половини робочого дня (п. 1 ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки).
Також у розрахунок стажу увійдуть періоди основної та додаткових відпусток за шкідливі/важкі умови чи особливий характер праці, і час роботи вагітних, переведених з несприятливої роботи на легшу.
На відміну від стажу для основної відпустки, для додаткової відпустки не враховуємо ані військову службу під час роботи, ані відпустку по вагітності та пологах, ані відпустку без з/п на період карантину чи будь-яку іншу відпустку за власний рахунок.
Цінності підприємства напризволяще не залишають. Безпосередній керівник матеріально відповідальної особи визначає працівника, що матиме змогу виконувати додаткові обов’язки. Така заміна потребує додаткових зусиль і документів.
Які відпустки можна ділити на частини?
АКСІОМА 1. Закон про відпустки уможливлює поділ щорічних відпусток (ст. 12). Ми вже знаємо, що до щорічних належать основна, додаткова за шкідливі/важкі умови, додаткова за особливий характер праці, інші щорічні згідно із законом (приміром, додаткова щорічна відпустка державним службовцям).
Закон не дає змоги ділити на частини відпустку працівникам із дітьми, що надається щороку за статтею 19 Закону, але належить не до щорічних, а до соціальних.
АКСІОМА 2. Ініціатором поділу відпустки може бути тільки працівник. Ініціатива роботодавця в цьому питанні — штрафонебезпечна. Ціна питання може варіюватися від адміністративного штрафу 510-1700 грн (ст. 41 КпАП) до кримінальної відповідальності за статтею 172 Кримінального кодексу. Вид і розмір покарання залежить від тяжкості наслідків для особи, систематичності порушень та кількості осіб, щодо яких вчинено порушення.
Право роботодавця — відмовити у поділі. Якщо він уважає, що це негативно позначиться на інтересах виробництва, може сказати «ні». Відмова — цілком правомірна.
АКСІОМА 3. Безперервна частина відпустки — мінімум 14 к. д. Решту 10 днів працівник і роботодавець можуть поділити будь-як за обопільної згоди. Приміром: 5+5, або 3+3+3, або по одному дню 10 разів. Звісно, про поділ «домовляються на березі» — на етапі складання графіка відпусток.
Приклад. У графіку сторони можуть зафіксувати, що узгодили поділ таким чином: 5 к. д. у травні, 14 к. д. у червні, 5 к. д. у вересні.
У житті може трапитися й так, що працівнику знадобиться поділити відпустку інакше вже після затвердження графіка. Прохання він має зафіксувати у заяві. Слова до справи не підшити J)
Не забувайте — керівник вправі відмовити. Якщо він згодився на поділ, внесіть зміни до графіка відпусток.
АКСІОМА 4. Нерозривна частина у 14 днів — необов’язково перша. Працівник може згідно з графіком ходити у відпустку 10 разів по одному дню, а відтак відгуляти 14 днів цілком.
Якщо в робочому році працівник відгуляв тільки обов’язкові 14 к. д., решту 10 днів надайте до кінця робочого року. Якщо не вийшло — до кінця наступного робочого року. Але не пізніше — ненадання відпусток повної тривалості упродовж двох робочих років поспіль — порушення!
Увага! У контексті можливості поділу на частини законотворець згадує також відпустку для догляду за дитиною до 3 років. Ця відпустка може бути використана повністю або частково не тільки жінкою, а й батьком дитини, бабою чи іншою особою, яка фактично доглядатиме дитину.
Як оплачувати щорічну відпустку і коли виплачувати відпускні?
Роботодавець має виплатити відпускні щонайпізніше за 3 дні до відпустки. Завважте, це правило поширюється не лише на щорічні, а й будь-які інші оплачувані відпустки — працівникам із дітьми, учасникам бойових дій, учасникам змагань, у разі навчальної відпустки тощо.
Якщо не виплатили відпускні вчасно, працівник може вимагати перенести відпустку. І вимога буде цілком правомірною (п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).
Насправді, норма про «щонайпізніше за 3 дні» не є «окончательной и бесповоротной». Україна ратифікувала Конвенцію МОП 132 про оплачувані відпустки. Конвенція уможливлює виплату відпускних в термін, обумовлений угодою сторін трудового договору. Але зловживати цим — не варто. Якщо всі без винятку працівники написали заяви на кшталт «прошу виплатити відпускні разом із зарплатою за…», інспектор з праці визнає порушення і цілком матиме рацію в цьому питанні.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
