Графік відпусток — це локальний нормативний акт роботодавця, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році та належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме тому з часу затвердження цього документа як працівник, так і роботодавець мають дотримуватися його виконання.
Складання графіка відпусток передбачено ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).
Треба зауважити, що на період дії воєнного стану відповідно до Закону України від 15.03.2022 р. № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі — Закон № 2136) призупинено дію окремих норм КЗпП та Закону № 504, у тому числі щодо особливості надання відпусток, але це не стосується порядку надання відпусток, передбаченого ст. 10 Закону № 504. У зв’язку з цим можна зробити висновок, що у період дії воєнного стану графіки відпусток складаються. Тобто графіки відпусток мають бути обов’язково складені на 2024 рік.
УВАГА!
Графіки відпусток також складають під час воєнного стану
ВАЖЛИВО!Строк дії воєнного стану в Україні продовжено до 15 листопада 2023 року
Коли складається графік відпусток
В Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.84 р. № 213. Пункт 20 цих Типових правил передбачає, що графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня (лист Мінсоцполітики від 25.08.2015 № 475/13/116-15 «Щодо надання роз'яснення»).
Графік відпусток на підприємстві готується зазвичай листопаді-грудні року, що передує календарному року, на який і складається цей графік.
Працівникам кадрових служб підприємств, на яких працюють менш ніж 50 робітників, достатньо 2 тижнів для їх складання, тому робота може бути розпочатою у грудні. Коли робітників більше, то роботу варто розпочинати ще у листопаді.
При складенні графіку відпусток потрібно врахувати таке: якщо відпусткові дні можуть припадати на перші числа нового календарного року, то необхідно буде встигнути письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ст.10 Закону № 504).
Тому радимо графік відпусток працівників на наступний рік затверджувати не пізніше 15 грудня поточного року.
Підсумовуючи вищевикладене, рекомендуємо процедуру і строки розроблення графіка відпусток прописати в одному з локальних нормативних актів підприємства (наприклад, в інструкції з кадрового діловодства, а за її відсутності доцільно приділити увагу цим питанням у Правилах внутрішнього трудового розпорядку).
Як складати графік відпусток працівників
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком відпусток, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом.
На сьогодні чинним законодавством не передбачено типової форми графіка відпусток. Тому кожне підприємство має право скласти його у довільній формі. Але складати його потрібно з урахуванням норм Закону № 504 та ДСТУ 4163:2020.
У графіку відпусток можна вказати такі відомості щодо відпустки:
найменування структурного підрозділу;
назва посади;
прізвище, ім’я, по батькові;
вид відпустки;
робочий (календарний) рік, за який надаватимете відпустку;
кількість календарних днів відпустки;
період відпустки — конкретні дати початку і закінчення або місяці, в які почнеться і закінчиться відпустка;
підпис працівника про ознайомлення;
інформація про перенесення відпустки — підстава та нова дата;
При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
Включати у графік відпусток необхідно всіх працівників підприємства, незалежно від дати працевлаштування та статусу.
Для зручності під час підготовки графіка відпусток на підприємстві пропонуємо скласти та постійно вести таблицю з відомостями по відпустках кожного працівника. У таблиці можливо зазначити таке:
При складанні графіка відпусток слід враховувати побажання щодо відпочинку працівників, які мають право на щорічну відпустку у зручний час (ст.10 Закону № 504).
З метою забезпечення безперервної роботи підприємства, пропонуємо до графіка відпусток включити й такі відпустки, як:
Аби убезпечити себе від порушення трудового законодавства, рекомендуємо вносити до графіка відпусток ті відпустки, що не використані в минулих роках, якщо такі є у працівників. Але тут потрібно врахувати норми Закону № 2136.
Необхідно планувати щорічні відпустки сумісникам та працівницям, в яких наступного року закінчиться відпустка для догляду за дитиною до трьох або шести років.
Щодо планування щорічних відпусток працівникам, які проходять військову службу, або з якими немає зв’язку:
Таких працівників не потрібно включати до графіка відпусток. Коли працівник з’явиться, можна зробити доповнення до графіка або надати щорічну відпустку поза графіком.
Також складають графік для «чорнобильських» відпусток, який слід подати до органу соцзахисту населення не пізніше, аніж 31 жовтня поточного року.
УВАГА!
Згідно із Законом № 2136, під час дії воєнного стану роботодавець може самостійно визначати порядок організації діловодства — це стосується підприємств у районах активних бойових дій. Відповідно, в зоні бойових дій керівник може самостійно вирішувати питання складання графіка відпусток
Хто затверджує графік відпусток
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.
УВАГА!
Якщо на підприємстві немає профспілки, то графік відпусток погоджується з іншим представницьким органом трудового колективу. Зазвичай це Рада трудового колективу, а на невеликих підприємствах — уповноважений представник трудового колективу
Готовий графік відпусток відповідальна посадова особа, якого його готувала, подає роботодавцю (власнику або уповноваженому ним органу).
Графік відпусток затверджує керівник підприємства особисто своїм підписом і печаткою, без наказу, або шляхом видання окремого наказу.
Наразі нормативні акти не визначають способу затвердження графіка відпусток. Тому обидва вищевказані способи прийнятні, роботодавець повинен самостійно прийняти рішення, як це робити.
УВАГА!
Відсутність графіка відпусток може кваліфікуватися як «порушення інших вимог трудового законодавства» й потягне за собою відповідальність у вигляді штрафу
Як ознайомити працівників з графіком відпусток
Погоджений і затверджений графік відпусток доводять до відома всіх працівників підприємства. Ця вимога зафіксована в ст. 79 КЗпП і ст.10 Закону № 504.
Письмове ознайомлення з графіком відпусток, за якого працівники ставлять особистий підпис, є найдоцільнішим. Для цього можна передбачити в тексті графіка окрему графу «Підпис» або на зворотному боці його останнього аркуша оформити відмітку «З графіком відпусток ознайомлені», в якій прізвища працівників мають розміщуватися в алфавітному порядку. У такій відмітці працівники й ставитимуть свої підписи й дату ознайомлення з документом.
У разі, коли графік відпусток затверджений наказом, то відповідно до ДСТУ 4163:2020 при оформленні цього розпорядчого документу використовують реквізит «28 — відмітка про ознайомлення з документом».
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Ознайомлення з графіком відпусток здійснює відповідальна посадова особа. Якщо на підприємстві працює понад 50 осіб, тоді можна доручити ознайомлення керівникам підрозділів.
Якщо деякі працівники працюють дистанційно, або хворіють чи відсутні з інших причин, то їх теж обов’язково потрібно ознайомити з графіком відпусток під підпис. Довести графік відпусток до таких працівників можливо у той спосіб, про який працівник і роботодавець домовилися у трудовому договорі — електронна пошта, Viber тощо. Факт ознайомлення у цьому випадку — одержання від працівника повідомлення про ознайомлення з графіком відпусток, з датою та ПІБ працівника.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Новий закон про мобілізацію — аналіз змін, наслідки», який відбудеться 9 травня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — оновлені обов’язки роботодавців, обов’язки працівників: у чому полягають, як і коли виконувати і що зробити роботодавцю. Також відповіді на запитання як обмеження для працівників-порушників можуть вплинути на роботодавця та інші новації, про які варто знати керівнику, кадровику, відповідальному за військовий облік.
Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся
АКТУАЛЬНО: 
