Табель робочого часу — підстава для нарахування зарплатні працівникам. Хто підписує табель обліку робочого часу? Який порядок ведення табелю обліку робочого часу? Як відмічається відпустка без збереження заробітної плати в табелі? Які особливості заповнення передбачає табель обліку робочого часу, зразок заповнення у разі зміни в обліку робочого часу? Відповіді на ці важливі питання а також реальний приклад заповнення табелю обліку робочого часу ви знайдете у статті.
Під час перевіркиінспектор праці зазвичай просить показати табель обліку робочого часу.
Адже ведення табеля обліку робочого часу та якісно оформлений журнал обліку робочого часу працівників — спосіб забезпечити достовірний облік робочого часу на підприємстві, що є обов’язком роботодавця.
Найчастіше табель використання робочого часу містить наступну помилку: порушення статті 30 Закону про оплату праці. Ця стаття зокрема закріплює, що роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Табель обліку використання робочого часу — зразок належного забезпечення такого обліку. У разі ж наявності порушення доведеться відповідати як роботодавцю, так і працівнику, через якого сталося порушення (ст. 265 КЗпП, ст. 31 КпАП).
Розглянемо, як заповнити табель обліку робочого часу, щоб бути впевненим у його правильності.
Зверніть увагу, що табель обліку робочого часу 2022 нічим не відрізняється від цьогорічного. Це тому, що наразі єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу, є наказ Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489). Цей документ затвердив та увів в дію з 01.01.2009 року типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу». Разом з тим, таке табелювання здійснюється на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності. Відтак, табель обліку робочого часу ФОП складається за тією ж типовою формою, що діє і для ТОВ чи державних органів. Отже табель обліку робочого часу (бланк 2024 року) передбачає ті ж вимоги до заповнення, що і табель обліку робочого часу на 2022 рік.
Табель обліку робочого часу бланк П-5 за Наказом № 489 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби, форма П-5, зразок заповнення якої закріплений на підзаконному рівні, може доповнюватися іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу в конкретній організації.
Таким чином, на підставі типової форми № П-5 в кожній організації має бути розроблена та затверджена власна форма табеля обліку робочого часу, яка враховуватиме специфіку роботи організації. Відтак, затвердивши зразок, табель обліку робочого часу заповнюйте з урахуванням наступних елементів: визначте порядок ведення й оформлення табелів обліку робочого часу, позначки в табелі, терміни і порядок їх подання до бухгалтерської служби організації.
Отже, не достатньо затвердити лише табель обліку використання робочого часу. Організація також має чітко визначити, як вести табель робочого часу, які позначення в табелі робочого часу є допустимими, терміни і порядок їх подання до бухгалтерської служби організації. Для цього розробіть та затвердіть окреме внутрішнє положення про ведення табельного обліку організації, приміром, Положення про табельний облік або Положення про облік використання робочого часу (далі — Положення). Табель обліку робочого часу, приклад заповнення якого ви знайдете у цій статті, є досить важливою процедурою для забезпечення ефективності та організації робочого процесу на підприємстві.
Табель обліку робочого часу: бланк
Типова форма табелю обліку робочого часу має наступний вигляд:
Умовні позначення в табелі обліку робочого часу
Щоб правильно ставити відмітки в табелі обліку робочого часу, перегляньте умовні позначення табель обліку робочого часу:
Умовні позначення
Код
буквений
цифровий
ГОДИНИ РОБОТИ
Години роботи, передбачені колдоговором
Р
01
Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства (ст. 56 КЗпП)
РС
02
Вечірні години роботи
ВЧ
03
Нічні години роботи
РН
04
Надурочні години роботи
НУ
05
Години роботи у вихідні та святкові дні
РВ
06
Відрядження
ВД
07
НЕЯВКИ ЧЕРЕЗ ВІДПУСТКИ
Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки)
В
08
Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки)
Д
09
Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки)
Д
09
Додаткова відпустка працівникам, що є особами, постраждалими внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-XII)
Ч
10
Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки)
ТВ
11
Відпустка у зв’язку з навчанням у середніх навчальних закладах (ст. 13 Закону про відпустки)
Н
12
Відпустка у зв’язку з навчанням у професійно-технічних навчальних закладах (ст. 14 Закону про відпустки)
Н
12
Відпустка у зв’язку з навчанням у вищих навчальних закладах, навчальних закладах післядипломної освіти та аспірантурі (ст. 15 Закону про відпустки)
Н
12
Відпустка у зв’язку з профспілковим навчанням (ст. 15-1 Закону про відпустки)
Н
12
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади (п. 12 ст. 25 Закону про відпустки)
НБ
13
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки (п. 13 ст. 25 Закону про відпустки)
НБ
13
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості (п. 17 ст. 25 Закону про відпустки)
НБ
13
Відпустка без збереження заробітної плати матері або батьку, який виховує дітей без матері (в тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда (п. 1 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці (п. 2 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, та особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 № 3551-ХІІ (п. 4 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (п. 5 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати пенсіонерам за віком та інвалідам III групи (п. 6 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати інвалідам I та II груп (п. 7 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати особам, які одружуються (п. 8 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу (п. 9 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. 10 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам для завершення санаторно-курортного лікування (п. 11 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати сумісникам (п. 14 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати ветеранам праці (п. 15 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію (п. 16 ст. 25 Закону про відпустки)
ДБ
14
Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки)
ДО
15
Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17 Закону про відпустки)
ВП
16
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки)
ВП
16
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки)
ДД
17
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки)
НА
18
Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)
БЗ
19
НЕЯВКИ З ІНШИХ ПРИЧИН
Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)
НД
20
Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання
НП
21
Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.)
ІН
22
Простої
П
23
Прогули
ПР
24
Масові невиходи на роботу (страйки)
С
25
Оплачувана тимчасова непрацездатність
ТН
26
Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних закладів)
НН
27
Неявки з нез’ясованих причин
НЗ
28
Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами
ІВ
29
Інші причини неявок
І
30
Заповнюючитабель обліку використання робочого часу бланк, обов’язково користуйтеся вищевказаними умовними позначеннями для зручності.
Зверніть увагу, що табель обліку робочого часу 2024 року ще доповнюється альтернативним видом контролю — журнал обліку робочого часу працівників. Такий журнал відвідувань є однією із додаткових форм контролю за дотриманням працівниками режиму роботи. Нині дещо відходять від того, щоб систематично заповнювати журнал обліку робочого часу працівників (бланк) та запроваджують електронно-пропускну систему, яка фіксує, коли працівник покинув робоче місце чи повернувся. Журнал обліку робочого часу працівників зразок обов’язково має містити наступні відомості: інформація про працівника (ПІБ, посада), час прибуття на роботу та час залишення робочого місця. Табель обліку робочого часу, умовні позначення до якого зазначені вище, заповнюється з огляду на інформацію відображену в журналі.
Табелювання працівників
Систему присвоєння та використання табельних номерів кожна організація розробляє самостійно та закріплює в Положенні. Табель обліку робочого часу, умовні позначення якого не закріплені в локальному положенні, заповнюється за типовою формою. Зокрема зразок заповнення табелю обліку робочого часу містить табельні номери, що можуть збігатися з порядковими номерами в Журналі реєстрації прийнятих працівників чи присвоюватися за системою, розробленою за іншими принципами. Деякі організації як табельні номери використовують ідентифікаційні номери осіб. Однак, зважайте, що табельними номерами, які складаються з великої кількості цифр, складно користуватися.
Також, за потреби, положення про табельний облік робочого часу може передбачати порядок заміни табельного номера у разі переведення працівника на іншу посаду або до іншого структурного підрозділу.
Доручайте ведення обліку робочого лише особам, які мають можливість регулярного контролю за перебуванням працівників на роботі. Це зумовлено тим, що табель обліку використання робочого часу має відображати фактичне використання робочого часу.
Особами, які мають можливість регулярного контролю за перебуванням працівників на роботі, як правило, є керівники структурних підрозділів або їхні заступники. У великих організаціях табель робочого часу може містити інформацію як про всіх працівників, так і окремо складатися на відокремлений структурний елемент колективу. Часто ці працівники входять до складу кадрової служби, але порядок їх роботи, робочі місця визначаються так, щоб вони мали можливість контролювати наявність/відсутність «контрольованих» працівників: на роботу чи з роботи, на перерву або з перерви. Отже, таблиця обліку робочого часу має містити реальну інформацію.
Нерідко функцію зі складання табелів покладають на одного з працівників кадрової служби (інспектора з кадрів, менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів тощо). Проте доречність заповнювати табель обліку робочого часу, позначення у ньому годин праці представником кадрової служби є лише у таких випадках:
організація має невелику чисельність персоналу і всі працівники зосереджені в одному приміщенні, що дає можливість «табельнику» постійно контролювати додержання працівниками трудової дисципліни;
в організації запроваджено систему щоденного «інформування» про присутність/відсутність працівників на робочих місцях, запізнення, передчасне залишення роботи (наприклад, відповідна інформація, засвідчена особистим підписом керівника підрозділу, щоденно подається особі, відповідальній за облік використання робочого часу, або при складанні табелів використовуються відомості, отримані з системи електронного обліку приходу/уходу працівників).
В інших випадках працівнику кадрової служби досить важко контролювати присутність працівників на робочих місцях, а отже, цілком імовірно, що табель обліку робочого часу бланк буде заповнений помилково, а відповідно, і нарахуванні заробітної плати буде некоректним.
Табель обліку робочого часу: бланк спрощений та типовий може заповнювати також бухгалтер або директор/керівник. Це характерно для малих підприємств, де табель робочого часу містить кілька посадових одиниць.
Так, наприклад, табель обліку робочого часу охоронців може заповнювати представник кадрової служби, бухгалтер, керівник служби охорони підприємства, табельник або ж сам керівник підприємства, залежно від особливостей розподілу трудових обов’язків.
Також, у більш сучасних компаніях час роботи працівників можна автоматично реєструвати за допомогою спеціалізованих систем електронного управління робочим часом. Ці системи відстежують час входу і виходу працівників, що дозволяє швидко та достовірно заповнити табель обліку робочого часу. Україна теж зараз на шляху такої цифровізації.
Тримайте орієнтовний перелік нормативно-правових актів для кадрової служби. Він у формі чекліста, тож стане в пригоді керівнику кадрової служби й під час оцінки персоналу підрозділу та внутрішнього аудиту кадрової роботи.
Заповнюємо табель обліку робочого часу правильно. Облік використання робочого часу здійснюється за кожний робочий день (зміну) в табелі обліку робочого часу, який відкривається щомісяця на працівників структурного підрозділу. Табель робочого часу, приклад заповнення якого передбачає розрахунок кількості відпрацьованого часу в годинах, за необхідності одночасно можна заповнювати і в днях.
Відмітки у табелі про причини неявок на роботу чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи мають здійснюватись лише на підставі документів, оформлених належним чином, наприклад, лікарняного, наказу про надання працівникові дня відпочинку за роботу у вихідний день, наказу про залучення працівника до роботи у вихідний день тощо.
Для заповнення табеля обліку робочого часу за кожний день у ньому є два рядки:
перший — для запису кількості відпрацьованих годин,
другий — для відміток причин відхилень від нормальних умов роботи чи неявок.
Зразок заповнення табелю робочого часуу вихідні, святкові та неробочі дні
Вихідний у табелі обліку робочого часу можливо позначати довільними умовними позначеннями, крім тих, що вже передбачені у типовій формі № П-5.
Робота у вихідні, святкові та неробочі дні відображається за відповідний календарний день та у складі загальної кількості відпрацьованих годин та днів за місяць. Години роботи у вихідні, святкові та неробочі дні позначаються у табелі буквеним кодом «РВ» або цифровим кодом «06».
Порядок оформлення табеля обліку робочого часу в такому разі передбачає нищенаведений зразок табеля обліку робочого часу за робочий місяць:
Увага Кількість неявок у вихідні, святкові та неробочі дні до загальної кількості неявок працівників за місяць не включається
Цілоденні неявки працівника з різних причин: приклад заповнення табелю робочого часу
Цілоденні неявки працівника з різних причин (наприклад, щорічна відпустка, тимчасова непрацездатність та ін.) у табелі обліку використання робочого часу у графі «Відмітки про явки та неявки за числами місяця» відображаються у такому порядку.
Якщо працівник був відсутній на роботі, то у першому рядку за відповідне число місяця проставляється позначка «–», а у другому — з використанням відповідного умовного позначення зазначається причина відсутності.
Тепер заповнюємо зразок табелю обліку робочого часу, зокрема, графи щодо неявок працівника з різних причин. У відповідній графі зазначаємо кількість днів неявок з тієї чи тієї причини. Далі множимо кількість днів неявок на встановлену колективним договором організації або нормами чинного законодавства тривалість робочого дня (у годинах). Отриману кількість годин неявок з кожної окремої причини зазначаємо у відповідній графі. Підсумовуємо загальну кількість днів і годин неявок окремо, а результати проставляємо у графі «Всього неявок».
Загалом усі графи щодо кількості неявок працівників з різних причин в цілому за місяць є розрахунковими (відповідно до вищезазначеного порядку) і використовуються для визначення фонду робочого часу згідно з графіком роботи організації та контролю ефективності використання робочого часу.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часуз урахуванням щорічної основної відпустки працівника за робочий місяць
Правила заповнення табеля обліку робочого часу, якщо працівник перебуває у відрядженні
Робочі дні перебування працівника у службовому відрядженні можуть визначатися таким чином: у першому рядку зазначається кількість відпрацьованих годин згідно з режимом за основним місцем роботи, наприклад «8», а у другому відповідний буквений чи цифровий код — «ВД» чи «07». Кількість робочих днів за період службового відрядження відображається в складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів.
Приклад заповнення табеля робочого часу з урахуванням відрядження працівника за робочий місяць
Увага Кількість годин відрядження відображається у графі «Відпрацьовано за місяць» у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць годин.
Позначення у табелі робочого часу неповного робочого часу
Для працівника, якого прийнято на роботу на умовах трудового договору на неповний робочий день (тиждень) або якого у зв’язку з особистими обставинами за його заявою переведено на такий графік роботи, скорочення тривалості робочого часу є нормальним режимом роботи.
При переведенні працівників на режим неповного робочого часу (дня, тижня) з ініціативи роботодавця (з економічних причин, через простої виробництва, скорочення обсягів робіт тощо), що супроводжується відповідним зменшенням оплати праці, дні та години відсутності на роботі позначаються «НД» та враховуються у складі неявок із зазначених причин за місяць.
Приклад заповнення табеля робочого часу працівника, який працює на умовах неповного робочого часу
При сумісництві (зокрема, у тій же організації) робота виконується у вільний від основної роботи час. Тривалість часу роботи за сумісництвом відображається у табелі. Для зручності обліку необхідно вести окремий табель на сумісників. При підрахунку відпрацьованого часу по організації кількість відпрацьованих годин за сумісництвом включається до загальної кількості людино-годин відпрацьованих працівником (доцільно застосування табельного номеру).
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Кількість неявок у вихідні, святкові та неробочі дні до загальної кількості неявок працівників за місяць не включається
