Директор йде у відпустку, а кадровик має вирішити питання. Як повідомити директора про дату початку відпустки? Чи потрібна його заява? Які умови замісництва керівника та скільки наказів скласти? Щоб спростити собі роботу, скористайтеся покроковим алгоритмом дій від експерта та скачайте зразки супровідних документів.
Директор має піти у щорічну відпустку за графіком, із попереднім повідомленням про дату початку та на підставі наказу. Писати заяву про надання відпустки директор не повинен, натомість наказів треба буде скласти два — про відпустку та про виконання обов’язків директора. Ознайомлювати директора з наказом про відпустку не потрібно: хто підписав — той ознайомлений. Нюансів оформлення багато. Як оформити відпустку директора підприємства розглядаємо покроково.
Як повідомити директора про початок відпустки
Тривалість щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджують працівник і власник або уповноважений ним орган, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон № 504).
Узгодьте з директором, чи піде він у відпустку визначеного дня. Виробничі обставини можуть потребувати відстрочити відпочинок. Якщо так, перенесіть відпустку.
Якщо директор йде у відпустку за графіком, підготуйте наказ про відпустку за два тижні до її початку. Це й буде «повідомленням».
Узгодьте період відпустки. Доречний спосіб — повідомлення. Форма повідомлення не внормована. Скористайтеся зразком.
Застосуйте регламентовану КЗпП процедуру — виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105).
З радянських часів застосовують ще один спосіб заміни — тимчасове замісництво: замісник увільняється від власних обов’язків і повністю виконує обов’язки директора.
Єдиний документ, що донині регламентує тимчасове замісництво, — роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.1965 № 30/39, затверджене постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.1965 № 820/39; далі — Роз’яснення № 30/39).
Згідно з Роз’ясненнями № 30/39 тимчасовий замісник додатково одержує різницю між своїм окладом та окладом, передбаченим для заміщуваної посади. Різницю в окладах не виплачують, якщо тимчасовий замісник — штатний заступник директора чи головний інженер.
Позиція редакції. Різницю в окладах слід виплачувати незалежно від посади замісника. Тимчасове замісництво по суті — тимчасове переведення. Тож працівник має отримати зарплату, що відповідає фактично виконуваним обов’язкам.
Порада. Регламентуйте оплату тимчасового замісництва директора у колективному договорі або положенні про оплату праці.
графік відпусток повідомлення про відпустку з узгодженою датою початку — якщо в графіку вказано місяць.
Наказ про відпустку директора складіть за формою № П-3 або за формою, відмінною від типової. Обидва варіанти правомірні.
Заповнюєте типову форму № П-3, затверджену наказом Держстату від 05.12.2008 № 489, — додатково зазначте місце складання та підстави для наказу. Виключіть графу для візи керівника структурного підрозділу.
Наказ за формою, відмінною від типової, складайте від першої особи.
Накази про встановлення доплат мають тривалий строк зберігання — 75 років (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Відкликання з відпустки директора
Директор підприємства, насамперед, є працівником, тож на нього розповсюджуються усі норми законодавства про працю. Роботодавець може відкликати працівника зі щорічної відпустки лише за певних обставин. Які обставини є правомірними та який алгоритм відкликання з відпустки читайте у статтіОформлюємо відкликання з відпустки.
Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»
Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.
