Як ведеться табель обліку робочого часу?
Облік робочого часу здійснюється за допомогою табелів, які ведуться щомісячно на працівників підприємства, установи, організації (далі — організація).
Табель обліку використання робочого часу — іменний список працівників структурного підрозділу організації, цеху, відділу, дільниці тощо. Табель обліку ведеться окремо по категоріях працівників, а в межах категорій — у порядку табельних номерів або в алфавітному порядку.
Для ведення обліку використання робочого часу кожному працівнику присвоюється табельний номер, який зазначається в усіх документах з обліку праці та її оплати. У випадку звільнення (або переведення) працівника до іншого структурного підрозділу його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому працівнику та має залишатися вільним не менше трьох років.
Вам стане у пригоді: Зразки заповнення табеля обліку використання робочого часу
Відомості щодо працівника (прізвище, ім’я, по батькові, назва посади) можуть бути внесені до табеля лише на підставі належно оформлених кадрових документів, зокрема наказів про прийняття, переведення, звільнення.
Облік робочого часу може здійснюватись у два способи:
- методом суцільної реєстрації явок і неявок працівників на роботу;
- шляхом реєстрації тільки неявок (відхилень).
Оскільки, згідно зі статтею 115 Кодексу законів про працю України (КЗпП) заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором, але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, табель обліку робочого часу заповнюється двічі:
- за першу половину місяця — для нарахування авансових платежів
та
- за весь місяць — для розрахунку заробітної плати за місяць. Наприкінці місяця у табелі підраховується загальна кількість відпрацьованих днів (годин) і днів (годин) неявок на роботу.
Читайте також: Табелювання «декретниці» у разі зміни графіка роботи
Форма табеля обліку робочого часу
Типова форма табелю обліку робочого часу № П-5 була введена в дію з 1 січня 2009 року наказом Держкомстату України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489. Вона рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку організації щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці.
На практиці табель використовується також для інших цілей, зокрема, таких як:
- облік використання робочого часу всіх категорій працівників, що уклали трудовий договір;
- контроль за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу;
- отримання даних про відпрацьований час;
- розрахунок заробітної плати.
Читайте також: Термін зберігання табеля обліку використання робочого часу
Чи можна змінити форму табеля?
Приміром, чи можна виключити певні графи або ввести нові?
Відповідно до пункту 2 Примітки до Типової форми № П-5, ця форма носить рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку в організації.
Читайте також: Єдина форма табелю обліку робочого часу
Отже, виключати передбачені Типовою формою № П-5 графи не можна, утім її можна доповнювати іншими графами, для забезпечення обліку використання робочого часу.
Табель складається в одному примірнику уповноваженою на те особою за два-три дні до початку розрахункового періоду.
Після відповідного оформлення табель передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати.
Умовні позначення, що використовуються в табелі обліку робочого часу
Умовні позначення | Код | |
буквений | цифровий | |
ГОДИНИ РОБОТИ | ||
Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 01 |
Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства (ст. 56 КЗпП) | РС | 02 |
Вечірні години роботи | ВЧ | 03 |
Нічні години роботи | РН | 04 |
Надурочні години роботи | НУ | 05 |
Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 06 |
Відрядження | ВД | 07 |
НЕЯВКИ ЧЕРЕЗ ВІДПУСТКИ | ||
Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки) | В | 08 |
Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки) | Д | 09 |
Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (ст. 8 Закону про відпустки) | Д | 09 |
Додаткова відпустка працівникам, що є особами, постраждалими внаслідок Чорнобильської катастрофи (ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 № 796-XII) | Ч | 10 |
Творча відпустка (ст. 16 Закону про відпустки) | ТВ | 11 |
Відпустка у зв’язку з навчанням у середніх навчальних закладах (ст. 13 Закону про відпустки) | Н | 12 |
Відпустка у зв’язку з навчанням у професійно-технічних навчальних закладах (ст. 14 Закону про відпустки) | Н | 12 |
Відпустка у зв’язку з навчанням у вищих навчальних закладах, навчальних закладах післядипломної освіти та аспірантурі (ст. 15 Закону про відпустки) | Н | 12 |
Відпустка у зв’язку з профспілковим навчанням (ст. 15-1 Закону про відпустки) | Н | 12 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі навчальні заклади (п. 12 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, допущеним до складання вступних іспитів в аспірантуру з відривом або без відриву від виробництва, а також працівникам, які навчаються без відриву від виробництва в аспірантурі та успішно виконують індивідуальний план підготовки (п. 13 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, діти яких у віці до 18 років вступають до навчальних закладів, розташованих в іншій місцевості (п. 17 ст. 25 Закону про відпустки) | НБ | 13 |
Відпустка без збереження заробітної плати матері або батьку, який виховує дітей без матері (в тому числі й у разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), що має двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда (п. 1 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці (п. 2 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, та особам, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 № 3551-ХІІ (п. 4 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною (п. 5 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати пенсіонерам за віком та інвалідам III групи (п. 6 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати інвалідам I та II груп (п. 7 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати особам, які одружуються (п. 8 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам у разі смерті рідних по крові або по шлюбу (п. 9 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам для догляду за хворим рідним по крові або по шлюбу, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. 10 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам для завершення санаторно-курортного лікування (п. 11 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати сумісникам (п. 14 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати ветеранам праці (п. 15 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Відпустка без збереження заробітної плати працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи щорічну основну та додаткові відпустки повністю або частково і одержали за них грошову компенсацію (п. 16 ст. 25 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи (ст. 19 Закону про відпустки) | ДО | 15 |
Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (ст. 17 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону про відпустки) | ВП | 16 |
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ст. 25 Закону про відпустки) | ДД | 17 |
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
НЕЯВКИ З ІНШИХ ПРИЧИН | ||
Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.) | ІН | 22 |
Простої | П | 23 |
Прогули | ПР | 24 |
Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
Неявки з нез’ясованих причин | НЗ | 28 |
Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
Інші причини неявок | І | 30 |
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
