Нові Правила організації діловодства та архівного зберігання документів

Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила діловодства).

Із набранням чинності Правилами діловодства з 10.07.2015 втратили чинність Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила № 16).

Правила діловодства можна поділити на дві частини: організація діловодства та організації зберігання документів в архівному підрозділі організації. Вони містять 50 додатків і 15 розділів, які поділяються на глави і пункти.

Розділ I «Загальні положення»

У розділі I подано визначення термінів, які вживаються в Правилах № 1000/5, а також означено коло питань, що регулюються цими Правилами, і питань, регламентованих іншими нормативно­правовими актами.

Визначено правовий статус служб діловодства та архівних підрозділів в організаціях, зокрема:

організація діловодства покладається на самостійні структурні підрозділи з діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо або особу, відповідальну за діловодство, — секретаря, діловода;

архів є самостійним структурним підрозділом або входить до складу служби діловодства (у невеликих організаціях призначають особу, відповідальну за ведення архіву).

Розділ II «Документування управлінської інформації»

У розділі II викладено загальні вимоги до створення управлінських документів. Значну практичну цінність становлять положення щодо доведення до відома організацій і структурних підрозділів розпорядчих та інших документів (п. 10 глави 1 розділу II).

В окремих главах розділу II унормовано ключові етапи роботи з документами, зокрема:

створення і використання бланків;

датування;

погодження;

затвердження;

підписання;

засвідчення копій та витягів;

застосування печаток і штампів.

Розділ III «Організація документообігу та виконання документів»

Розділ III присвячено питанням організації, раціоналізації та визначення обсягу документообігу.

В окремих главах розділу докладно висвітлено кожен з етапів документообігу й крок за кроком регламентовано відповідні діловодні процеси, з­поміж яких:

приймання, первинне опрацювання та попередній розгляд документів;

реєстрація документів;

передавання та виконання документів;

організація контролю за виконанням документів;

інформаційно­довідкова робота з документами;

опрацювання та надсилання вихідних документів.

Розділ IV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві»

Провідна тема розділу IV — організація документів у діловодстві. У грунтовних главах розділу регламентовано:

складання номенклатур справ;

формування справ;

зберігання документів у діловодстві.

Установлено вимоги до оформлення номенклатур справ (зведеної, структурних підрозділів).

Розділ V «Експертиза цінності документів»

У розділі V визначено нормативно­методичні засади та порядок проведення експертизи цінності документів. Зокрема, окреслено завдання ЕК організацій, які належать і не належать до джерел формування НАФ. Визначено й розме­жовано порядок і завдання експертизи цінності на різних етапах:

у діловодстві — під час складення номенклатур справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до відповідних справ, підготовки справ до передавання на архівне зберігання;

в архіві організації — у процесі приймання справ до архіву та підготовки справ для постійного зберігання.

Розділ VI «Комплектування архіву»

У розділі VI висвітлено регламентований порядок передавання документів в архів організації.

Визначено склад документів, які має зберігати архів.

Вимоги до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню, залишено без змін. Так, оформлення справ постійного та тривалого строків зберігання передбачає:

систематизацію документів у справі;

нумерацію аркушів справи;

складання внутрішнього опису документів справи (за необхідності);

оформлення засвідчувального напису справи про кількість аркушів, особливості фізичного стану та формування справи;

підшивання або оправлення справи;

оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Розділ VII «Складення архівних описів справ»

У розділі VII регламентовано порядок складання зведених і закінчених архівних описів в архіві організації та довідкового апарату до них. Відтепер передмова є обов’язковим елементом довідкового апарату всіх зведених описів. Передмова до опису складається з двох частин:

перша — історія організації­фондоутворювача;

друга — історія фонду.

Інші елементи довідкового апарату до річного розділу зведеного опису справ (титульний аркуш, зміст, список скорочень, покажчик) складають за потреби.

Розділ VIII «Забезпечення збереженості архівних документів»

У розділі VIII визначено чинники безпечного й раціонального зберігання архівних документів:

встановлено нормативні вимоги до приміщень архіву;

наведено параметри режимів зберігання документів — протипожежного, температурно­вологісного, світлового, санітарно­гігієнічного;

окреслено вимоги до обладнання архіву;

регламентовано порядок розміщення справ в архіво­сховищах та топографування.

Розділ IX «Організація документів в архіві»

У розділі IX розкрито поняття «документаційний фонд» і «архівний фонд», розглянуто види архівних фондів та колекцій, а також встановлено вимоги до визначення фондової належності архівних документів і створення архівного фонду. Окреслено перелік чинників, що впливають на визначення фондової належності документів:

зміна конституційного ладу держави;

зміна адміністративно­територіального поділу;

зміна форми власності фондоутворювача;

припинення фондоутворювача.

Розділ X «Облік документів в архіві»

Загальні вимоги до обліку документів, викладені в розділі X, переважно збігаються з вимогами, передбаченими Правилами № 16. Утім, не обійшлося й без окремих змін, що, безсумнівно, заслуговують уваги. Розширено склад основних облікових документів архіву, до яких додано реєстри описів та анотовані переліки унікальних документів НАФ. Визначено порядок ведення основних облікових документів. Деталізовано порядок заповнення паспорта архіву організації, що подається для централізованого державного обліку документів.

Розділ XI «Довідковий апарат до документів архіву»

 У розділі XI викладено уточнений порядок створення системи довідкового апарату архіву, зокрема архівних каталогів та картотек, покажчиків, оглядів та історичної довідки до фонду.

Наведено вимоги до оформлення та структури історичної довідки, яка має містити три частини:

історія фондоутворювача;

історія фонду;

характеристики документів фонду.

Розділ XII «Користування документами архіву установи»

У розділі XII регламентовано порядок доступу до документів архіву.

Детальніше, порівняно з Правилами № 16, висвітлено питання виконання запитів громадян та організацій, а також порядок складання та оформлення архівних довідок і витягів з архівних документів. Зокрема, передбачено, що виконання запитів соціально­правового характеру здійснюється з моменту реєстрації звернення:

за документами архіву — до 30 днів включно;

з використанням тільки довідкового апарату архіву — до 15 днів включно.

Регламентовано порядок видачі архівних документів:

для роботи в читальному залі;

для тимчасового користування поза архівом;

для підготовки інформаційних заходів, використання у засобах масової інформації і публікаційній діяльності.

Розділ XIII «Організація роботи архіву»

Розділ XIII присвячено питанням планування роботи архіву та звітування про її виконання.

Новація розділу — глава «Здійснення контролю за станом архівної справи». Відповідно до нових норм архів спільно зі службою діловодства контролюють:

стан архівів;

організацію документів у діловодстві в підвідомчих організаціях;

стан формування та оформлення справ у структурних підрозділах;

підготовку документів і справ до передавання на архівне зберігання.

Розділ XIV «Передавання справ на постійне зберігання»

У розділі XIV відтворено усталену процедуру передавання справ на постійне зберігання, описану ще в Правилах № 16. Додатково визначено умови передавання документів згідно із законодавством.

Перед передаванням справ на постійне зберігання архів організації спільно з представником державної архівної установи (архівного відділу міської ради) перевіряє наявність, фізичний і санітарно­гігієнічний стан документів. Виявлені порушення усуває архів організації.

Розділ XV «Порядок приймання­передавання документів (справ) під час зміни керівника установи, керівника архіву, припинення установи»

У розділі XV уточнено і приведено у відповідність до законодавства порядок передавання документів у разі припинення організації шляхом ліквідації або злиття, приєднання, поділу, перетворення.

Важлива норма Правил діловодства: документи ліквідованих організацій, не віднесені до НАФ, передаються органу вищого рівня, а за його відсутності — до трудових або приватних архівів.

Значну практичну цінність Правил діловодства становлять додатки, кількість яких збільшено на 13 одиниць, порівняно з Правилами № 16. Форму додатків удосконалено, уніфіковано та приведено у відповідність до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5.